Основные задачи
Основными задачами Архива являются:
1.1. организация хранения, комплектование (формирование), учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
1.2. исполнение переданных отдельных государственных полномочий автономного округа по хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории города Губкинского;
1.3. разработка проектов нормативных правовых актов по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов. 

Основные функции
Основными функциями Архива являются:
2.1. комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города, организаций и учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
2.2. комплектование (формирование), хранение, учет и использование архивных документов, сформированных и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
2.3. подготовка проектов нормативных правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа;
2.4. учет и хранение документов, принятых в Архив, в том числе:
2.4.1. архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
2.4.2. архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в Архив, в том числе документов личного происхождения;
2.4.3. документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
2.4.4. учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Архива;
2.5. комплектование Архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
2.5.1. формирование списков организаций - источников комплектования Архива, утверждаемых Главой Администрации города и согласовываемых службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, проведение систематической работы по их уточнению;
2.5.2. осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) срока хранения в Архив;
2.5.3. организация приема на хранение в Архив документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан;
2.5.4. проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архива;
2.5.5. проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
2.5.6. по согласованию с Администрацией города, прием на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документов действующих муниципальных и организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;
2.6. осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов организаций - источников комплектования и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
2.6.1. проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
2.6.2. проверка, в установленном порядке, учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
2.6.3. рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел по личному составу организаций - источников комплектования;
2.6.4. рассмотрение и представление на утверждение в службу по делам архивов автономного округа поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения, согласно утвержденному Главой Администрации города, графику;
2.6.5. рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа описей дел по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
2.6.7. изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; 2.6.8. оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в Архив;
2.6.9. проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
2.6.10. разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
2.7. представление в установленном порядке в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчетов о выполнении Архивом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах, находящихся на хранении в Архиве;
2.8. обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
2.8.1. информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполнение запросов органов местного самоуправления;
2.8.2. организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;
2.8.3. исполнение в установленном порядке запросов заявителей, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием заявителей;
2.8.4. создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам Архива, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов;
2.8.5. внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов;
2.9. представление в установленном порядке информации пенсионным фондам, органам социального обеспечения, налоговым органам Российской Федерации, а также иностранным гражданам и органам социального обеспечения и пенсионным фондам иностранных государств;
2.10. разработка основных направлений перспективных и текущих планов развития архивного дела в муниципальном образовании, осуществление подготовки методических рекомендаций, инструктивных писем по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов;
2.11. осуществление иных функций, отнесенных к ведению архивного отдела.